راهنمای کامل و نمونه اظهارنامه حضور در دفترخانه جهت تنظیم سند رسمی ملک
آموزش ارسال اخطار حضور در دفتر اسناد رسمی قبل از اخذ گواهی عدم حضور، تعیین مهلت و دفترخانه معین و مطالبه وجه التزام با نمونه اظهارنامه در لایحه یار.
خلاصه راهنما
آموزش ارسال اخطار حضور در دفتر اسناد رسمی قبل از اخذ گواهی عدم حضور، تعیین مهلت و دفترخانه معین و مطالبه وجه التزام با نمونه اظهارنامه در لایحه یار.
در معاملات ملکی، تنظیم سند رسمی انتقال در دفترخانه آخرین و تعیینکنندهترین گام است. با این حال، در موارد متعددی تاریخ انتقال سند در قرارداد به صورت مبهم قید شده (مثلاً: «ظرف دو ماه پس از پایانکار»)، یا شماره دفترخانه مشخص نشده است. حتی در مواردی که تاریخ و دفترخانه در قرارداد مشخص است، ارسال یک اظهارنامه رسمی حضور در دفترخانه چند روز قبل از سررسید، هرگونه بهانه غیبت یا ادعای بیاطلاعی را از طرف مقابل سلب نموده و زمینه را برای دریافت «گواهی عدم حضور بدون نقص» و مطالبه خسارت وجه التزام روزانه مهیا میسازد.
در این مقاله از وبلاگ لایحه یار، اصول ارسال اخطار حضور در دفترخانه، مدارک لازم در روز موعود و نمونه متن رسمی اظهارنامه را مرور میکنیم.
۱. چه زمانی ارسال اظهارنامه حضور در دفترخانه الزامی است؟
- عدم تعیین شماره دفترخانه در مبایعهنامه: اگر طرفین در قولنامه صرفاً نوشته باشند «دفترخانهای در تهران» و نام و شماره دفترخانه را ننوشته باشند، خریدار یا فروشنده نمیتواند سرخود به یک دفترخانه برود و عدم حضور بگیرد؛ ابتدا باید با ارسال اظهارنامه رسمی، شماره و آدرس دقیق دفترخانه را به طرف مقابل ابلاغ کند.
- عدم تعیین تاریخ دقیق: اگر تاریخ تنظیم سند منوط به تحقق شرطی نامشخص شده باشد، با تحقق آن شرط باید تاریخ دقیق (روز و ساعت) از طریق اظهارنامه به طرف مقابل اعلام گردد.
- اتمام مهلتهای تمدید شفاهی: اگر موعد قرارداد سپری شده و طرفین شفاهاً قرار را عقب انداخته باشند، برای رسمی کردن مجدد تعهد، ارسال اظهارنامه تعیین تاریخ جدید الزامی است.
۲. وظایف طرفین در روز و ساعت حضور در دفترخانه
برای اینکه بتوانید گواهی عدم حضور قانونی بگیرید، خودتان نیز باید کاملاً آماده باشید:
- وظیفه فروشنده: همراه داشتن اصل سند مالکیت، بنچاق، پایانکار معتبر، استعلام ثبت، و مفاصاحساب شهرداری و دارایی.
- وظیفه خریدار: همراه داشتن الباقی ثمن معامله دقیقاً به همان شیوه توافقشده در قرارداد (ترجیحاً در قالب چک تضمینشده بانکی (رمزدار) در وجه فروشنده یا تاییدیه موجودی حساب بانکی به میزان الباقی ثمن). سردفتر معمولاً تا رویت نکردن پول، گواهی عدم حضور به نفع خریدار صادر نمیکند.
۳. نمونه متن رسمی اظهارنامه حضور در دفترخانه اسناد رسمی (از طرف خریدار به فروشنده)
مشخصات اظهارکننده (خریدار): [نام و مشخصات خریدار / کد ملی / نشانی ثنا و تلفن]
مشخصات مخاطب (فروشنده): [نام و مشخصات فروشنده / کد ملی / نشانی]
موضوع اظهارنامه:
اخطار قانونی جهت حضور در دفتر اسناد رسمی شماره [...] شهرستان [...] در تاریخ [...] رأس ساعت [...] به منظور تنظیم سند رسمی انتقال ششدانگ پلاک ثبتی [...] و تحویل مبیع مستنداً به ماده ۲۱۹ و ۲۲۰ قانون مدنی و ماده ۱۵۶ قانون آیین دادرسی مدنی.
خلاصه اظهارات:
مخاطب محترم، جناب آقای / سرکار خانم [...]
با سلام و احترام؛
به موجب این اظهارنامه رسمی که از طریق مجاری رسمی قوه قضاییه ابلاغ میگردد، موارد ذیل را رسماً به استحضار میرسانم:
۱. به دلالت مبایعهنامه عادی شماره [...] مورخ [...]، اینجانب ششدانگ یک باب واحد آپارتمان مسکونی دارای پلاک ثبتی شماره [...] فرعی از [...] اصلی واقع در بخش [...] حوزه ثبتی [...] را از شما خریداری نموده و کلیه اقساط ثمن معامله تا این مرحله دقیقاً پرداخت گردیده است.
۲. بر اساس بند [...] ماده [...] قرارداد مذکور، مقرر گردیده بود که طرفین در تاریخ [...] جهت امضا و تنظیم سند رسمی انتقال در محل دفترخانه اسناد رسمی شماره [...] واقع در آدرس [نشانی دقیق دفترخانه] حاضر شوند و الباقی ثمن همزمان تادیه گردد.
۳. بدینوسیله رسماً به شما یادآوری و اخطار قانونی میگردد که در تاریخ مقرر فوقالذکر (روز [...] مورخ [...] رأس ساعت ۱۰:۰۰ صبح) با در دست داشتن کلیه مدارک هویتی، اصل سند مالکیت، مفاصاحساب مالیاتی، عوارض نوسازی شهرداری، پایانکار و صورتمجلس تفکیکی در محل دفترخانه یادشده حضور به هم رسانید.
۴. متقابلاً اینجانب اعلام میدارم که در زمان و مکان تعیینشده، با در دست داشتن اصل مانده ثمن معامله در قالب چک بانکی تضمینشده حاضر خواهم بود.
بدیهی است چنانچه در موعد مقرر از حضور در دفترخانه یا امضای سند انتقال امتناع فرمایید، اینجانب پس از دریافت گواهی رسمی عدم حضور از سردفتر محترم، فوراً از طریق مراجع قضایی اقدام به ثبت دادخواست «الزام به تنظیم سند رسمی، اخذ پایانکار و فک رهن» نموده و کلیه خسارات دادرسی و وجه التزام قراردادی موضوع بند [...] قرارداد را به میزان روزانه [...] ریال از تاریخ استحقاق تا روز اجرای دادنامه از شما مطالبه و وصول خواهم کرد.
با احترام
[نام و امضای خریدار / اظهارکننده]
۴. اقدامات در روز حضور در دفترخانه
- حداقل ۳۰ دقیقه قبل از ساعت مقرر در دفترخانه حاضر شوید.
- مدارک، چک تضمینی یا مانده ثمن را به سردفتر نشان داده و از او بخواهید حضور شما و مدارکتان را ثبت نماید.
- در صورت عدم حضور فروشنده تا پایان وقت اداری همان روز، کتباً تقاضای صدور «گواهی عدم حضور» کنید و شماره و تاریخ آن را دریافت نمایید.
۵. سوالات متداول
۱. آیا اظهارنامه حضور را میتوان بعد از تاریخ سررسید قرارداد فرستاد؟
پاسخ: بله؛ اگر تاریخ گذشته باشد، شما در اظهارنامه مهلت جدیدی (مثلاً ۵ یا ۱۰ روز آینده) تعیین میکنید و در آن تاریخ به دفترخانه میروید.
۲. اگر فروشنده بیاید اما پایانکار یا مفاصاحساب نداشته باشد، آیا عدم حضور صادر میشود؟
پاسخ: بله؛ عدم تهیه مدارک لازم برای انتقال سند در حکم عدم حضور است و سردفتر در متن گواهی قید میکند که فروشنده به دلیل آماده نبودن مدارک قانونی قادر به انتقال سند نگردید.
آیا تاریخ حضور در دفترخانه نزدیک است و نیاز به اخطار قانونی قاطع دارید؟
اظهارنامه حضور در دفترخانه باید با استناد دقیق به بندهای قرارداد و تعیین دقیق جزئیات تدوین شود تا فروشنده نتواند هیچ ادعایی علیه شما مطرح کند. کارشناسان سامانه «لایحه یار» آمادهاند تا متن اظهارنامه شما را به صورت فوری و آنلاین تنظیم کنند. هماکنون در لایحه یار سفارش دهید.
این مقاله برای آموزش و آمادهسازی پیشنویس منتشر شده است. تشخیص نهایی عنوان اقدام، استناد قانونی و راهبرد پرونده باید با بررسی اسناد و نظر وکیل انجام شود.
مقالات مرتبط
برای تهیه پیشنویس حقوقی آمادهاید؟
با لایحهیار اطلاعات پرونده را منظم کنید و متن اولیه لایحه، دادخواست یا شکوائیه را برای بازبینی آماده کنید.